Bemusterung mit PDF-Dokumenten

Worum geht es?

Die Bemusterung mit PDF-Dokumenten verbindet die Bedarfsanalyse beim Kunden mit der späteren Projektkalkulation. Kundenwünsche können außerhalb von Vi Kalk in einem strukturierten PDF erfasst werden und stehen anschließend als importierbare Grundlage für die Sonderausstattung im Kundenprojekt zur Verfügung.

Für Kalkulatoren und Einrichter ist dabei besonders wichtig, dass das PDF nicht als frei gestaltetes Formular verstanden wird. Die importierbaren Felder stammen aus der Kalkulation beziehungsweise aus der passenden VI-Report-Vorlage. Beim Import werden diese Felder wieder den bekannten Einstellungen der Sonderausstattung, den Voreinstellungen oder den vorbereiteten Vorlagen zugeordnet.

Damit eignet sich der Prozess vor allem für wiederkehrende Ausstattungsentscheidungen, Bemusterungsvarianten und Kundenwünsche, die im Vertrieb oder in der Fachberatung aufgenommen werden, später aber sauber und nachvollziehbar in der Kalkulation ankommen müssen. Nach dem Import bleibt eine fachliche Prüfung notwendig, weil das System nur bekannte und eindeutig zuordenbare Felder übernehmen kann.

Schematische Darstellung zur Verarbeitung von Daten aus PDF-Dokumenten in der Kalkulation

Beispiel-PDF ansehen

Beispiel einer ausfüllbaren PDF-Checkliste für HOLZNER

Klicken Sie auf die Vorschau, um die Beispiel-Checkliste als PDF zu öffnen.

Der empfohlene Ablauf

Vorlage bereitstellen

Die passende PDF-Vorlage wird aus VI Report beziehungsweise aus der Kalkulation erzeugt und enthält nur die Felder, die im Prozess wirklich gesteuert werden sollen.

PDF ausfüllen

Der Fachberater erfasst die Wünsche des Bauinteressenten im PDF. Je nach Prozess kann das PDF leer sein oder bereits Standardwerte enthalten.

Projekt öffnen

Der Import erfolgt in einem geöffneten Kundenprojekt. Aus der Masterkalkulation heraus ist der Import nicht der richtige Weg.

Import prüfen

Nach dem Import werden Ereignisprotokoll, unbekannte Felder, nicht gefundene Werte und Historie geprüft. Namen und Auswahlwerte müssen zusammenpassen.

Berechnen

Erst nach der Prüfung wird berechnet und die passende Ausgabe erzeugt. So bleibt nachvollziehbar, welche Kundenwünsche in die Kalkulation eingeflossen sind.

Videos zum Ablauf

Kalkulation per PDF steuern – Grundprinzip und Import

3 Videos

Wie wird aus einer Bemusterung oder Bedarfsanalyse ein steuerbares PDF-Dokument?

Wie werden Kundenwünsche in ein geöffnetes Kundenprojekt importiert?

Wie prüft der Kalkulator, ob die importierten Einstellungen zum Projekt passen?

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Grundprinzip und Einsatz im Kundengespräch

Ausfüllbare PDF-Dokumente erfassen Bemusterungs- und Bedarfsinformationen außerhalb der Kalkulation und bereiten den späteren Import vor.

Die PDF-Checkliste wird aus der Kalkulation heraus erzeugt und enthält die dafür vorgesehenen Felder.
Fachberater oder Bemusterer können Kundenwünsche im PDF erfassen und speichern.
Nach der Planung wird daraus eine Kundenkalkulation erstellt und das PDF als Einstellungsgrundlage verwendet.
Die Funktion reduziert Übertragungsfehler, ersetzt aber keine fachliche Prüfung des Projekts.

PDF-Vorlagen erzeugen und anpassen

4 Videos

Wie werden die ausgelieferten VI-Report-Vorlagen eingebunden?

Wie ergänzt man eigene Felder aus der Sonderausstattung?

Welche Voraussetzungen gelten für Voreinstellungen, Vorlagen und Weiterleitungen?

Welche Grenzen hat der Import bei Listen- und Raumbuchinformationen?

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VI-Report-Vorlagen einbinden und verstehen

Für Einrichter ist wichtig, woher die PDF-Dokumente kommen und wie sie in der Kalkulation bereitgestellt werden.

Die ausgelieferten PDF-Dokumente basieren auf VI-Report-Vorlagen aus den Branchenmodellen der Version 24.
Bei bestehenden oder angepassten Kalkulationen müssen Vorlagen gegebenenfalls eingebunden oder freigegeben werden.
Formularfelder, Zusatzinformationen und Auswahllisten sind bewusst zu unterscheiden.
Nicht jedes Feld wird importiert; einige Informationen dienen nur der Dokumentation im PDF.

Worauf Sie beim Import achten sollten

Der PDF-Import kann bei der Bemusterung mit PDF-Dokumenten sehr viel Arbeit sparen. Entscheidend ist aber, dass PDF, Kalkulation und Projektstand fachlich zusammenpassen.

Nur im geöffneten Projekt importieren

Der Import gehört in ein konkretes Kundenprojekt. Die Einstellungen werden in die Sonderausstattung dieses Projekts übernommen.

PDF muss aus der Kalkulation stammen

Importiert werden nur Felder, die der Kalkulation bekannt sind. Frei ergänzte Kommentarfelder können im PDF hilfreich sein, steuern aber keine Sonderausstattung.

Import arbeitet namensbasiert

Geänderte Namen, Voreinstellungen, Vorlagen, Gruppen oder Auswahlwerte können dazu führen, dass Werte nicht gefunden werden. Im Umlauf befindliche PDFs müssen deshalb aktualisiert werden.

Ereignisprotokoll immer prüfen

Nach dem Import müssen Meldungen gelesen werden. Optional können auch nicht ausgefüllte oder unbekannte Felder protokolliert werden.

Historie nutzen

Die Historie zeigt, welche PDF-Importe im Projekt bereits erfolgt sind und welche Änderungswünsche übernommen wurden.

Einrichtung bewusst testen

Bei firmenspezifisch angepassten Kalkulationen sollten Vorlagen, Voreinstellungen und Weiterleitungen vor dem produktiven Einsatz an Beispielprojekten getestet werden.