Jedes neue Projekt kann in die Bereiche "Vorvertragliche Unterlagen", "Auftrag", "Bauantrag", "Vor Bemusterung", "nach Bemusterung" und "Projektabschluss" gegliedert werden. Diese Ordner stellen eine Empfehlung der Firma swp software systems GmbH & Co. KG dar und müssen nicht alle zwingend mit Inhalten gefüllt werden. Für das Thema Urkalkulation ist der Bereich "Auftrag" maßgeblich. Vor dem Hochladen der entsprechenden Dokumente können Sie eine Beschreibung eingeben. Nutzen Sie die Vi2000-Kalkulation so sind die Kalkulationsprojekte gepackt aus dem Verzeichnis Vi2000.7/kalk/Projekte hochzuladen. Neben den Kalkulationsprojekten können Dateien mit verschiedenen Formaten, wie z.B. aus Handwerkerprogrammen hochgeladen werden. So z.B. auch die Vi2000-Plandateien. Innerhalb des Ordners "Auftrag" erscheinen weitere Dokumente als eigene Verzeichnisstruktur und können später direkt ausgewählt werden. Jede Veränderungen, wie neue Dokumente innerhalb eines Projektes werden protokolliert und können als "Historie" nachvollzogen werden. Ein Löschen hochgeladener Dokumente ist nicht möglich, damit zu jederzeit der formaljuristische Zugriff gewährleistet ist. Benötigen Sie Dokumente aus dem Projekt gibt es einen Download und einen Download mit Freigabe. Bei dem "normalen Download" wird die Datei im Explorer im Verzeichnis "Downloads" gespeichert. Bei "Download mit Freigabe" besteht die Möglichkeit die Datei an einen Projektbeteiligten zu versenden, sei es der Bauherr oder ein Anwalt des Bauherren. Die Email wird mit einem Freischaltcode versendet. Kalkulationsdateien müssen auf dem eigenen Rechner wieder in das Verzeichnis Vi2000.7/kalk/Projekte kopiert werden. Wichtig ist vor allem die Sicherung der Urkalkulation. Für alle anderen Dokumente kann die Vi Vertragscloud bei Bedarf als Archiv genutzt werden.