Der Planungsadministrator schafft die Grundlagen für die einheitliche Verwendung der ifc-Schnittstelle im Unternehmen. Dazu dient "Vi Backup". Darüber werden von ihm alle Daten an alle Vi BIM solutions-Arbeitsplätze im Unternehmen verteilt. Außerdem empfiehlt sich, die Einstellungen der Menüs für die ifc-Übergabe zu dokumentieren und an alle Anwender weiterzuleiten. Nicht zuletzt helfen eindeutige Regeln für die Namensgebung sowie fest definierte Ablagepfade, Abläufe zu optimieren und Suchzeiten zu verringern.