Die Definition von Workflows erfolgt im Master-Bauzeitenplan (BZP). Hierfür wechseln wir zunächst in den Modus Bearbeiten. Die Vorgehensweise wird exemplarisch am Vorgang "Abnahme / Übergabe" gezeigt. Ein erster Doppelklick zeigt den Vorgang im Anzeigebereich an. Über einen weiteren Doppelklick auf den Vorgang können die Vorgangsdaten bearbeitet werden. Wechseln Sie hier in den Bereich Workflows und es werden alle vorhandenen Workflows für den gewählten Vorgang angezeigt. Diese prüfen die Bedingungen und lösen verschiedene Aktionen aus. Z.B. sehen wir einen Workflow "Abnahmeterminbestätigung an Kunden" oder "Bereitstellung Abnahmeprotokoll". Letzterer generiert ein PDF Dokument, welches über das Baustellenportal ausgefüllt und zurückgesendet werden kann. Dieses würde dann in Vi Projekt automatisch weiterverarbeitet. Andere Workflows dienen als Erinnerung, z.B. "Erinnerung - Eintragung Gewährleistung überfällig! (1 KW)", und werden nach bestimmten Zeitintervallen ausgelöst. Als letztes Beispiel sei der Workflow "Datenübergabe an Kunden-App: [HÜ]" erwähnt. Hiermit werden bestimmte Daten generiert, die vom Kunden in einer App abgerufen werden können. Die Erstellung der Workflows darf nach Ihren eigenen Anforderungen durch Sie erfolgen. Die Vorgehensweise wird am Beispiel "Abnahmeterminbestätigung an Kunden" gezeigt. Der Workflow kann über eine Schaltfläche am rechten Dialogrand geöffnet werden. Es öffnet sich die Vi-Workflow-Definition. Ein Workflow besteht aus Bedingungen und Aktionen. Grüne Bedingungen sind aktiv. Am Beispiel wird eine aktive Termin-Bedingung mit Angabe eines Zeitfensters, z.B. "0 Stunden nach Plan-Starttermin für den aktuellen Vorgang", sowie eine inaktive Termin-Melde-Bedingung mit Prüfung, ob der "Ist-Starttermin des ausgewählten Vorgangs gemeldet ist", gezeigt. Im unteren Dialogbereich werden die abhängigen Aktionen aufgelistet. Aktionen werden ausgelöst, sobald alle oben definierten Bedingungen "wahr" sind. Z.B. lautet eine Aktion: "Erstelle Vorgangseintrag - Kunde wurde zur Abnahme eingeladen". Ein Vorgangseintrag ist eine interne Dokumentation, die vom Workflow in den Vorgang geschrieben wird. Weiterhin sind zwei "Sende E-Mail" Aktionen vorhanden, mit denen der Kunde bzw. der Fachberater über den Abnahmetermin informiert wird. Diese E-Mails können vorformuliert und auch mit Dokumenten-Anlagen versehen werden. Zusätzlich werden Ablageordner sowie Absender und Empfänger voreingestellt. Die gezeigten Beispiele stellen nur einen geringen Anteil der insgesamt verfügbaren Workflows dar.